LAYANAN PERPUSTAKAAN

BAB I

PENDAHULUAN

A.    LATAR BELAKANG

Layanan sirkulasi diperpustakaan merupakan salah satu kegiatan yang berkaitan dengan pengguna perpustakaan.Pengertian layanan sirkulasi adalah layanan pengguna yang berkaitan dengan peminjaman,pengembalian,dan perpanjangan koleksi.layanan sirkulasi ini merupakan denyut dari semua kegiatan layanan perpustakaan karena pada bagian sirkulasi merupakan jasa yang bisa dirasakan langsung oleh pengguna perpustakaan.

Kegiatan pada bagian sirkulasi meliputi pendaftaran anggota perpustakaan,peminjaman koleksi,pengembalian dan atau perpanjangan,penagihan,pemberian sanksi,waktu layanan,sistem peminjaman,dan pembuatan statistik pengunjung.

Sistem layanan sirkulasi yang diterapkan diantaranya adalah sistem manual dan sistem terautomasi.Sistem manual merupakan sistem dalam layanan sirkulasi yang masih menggunakan cara-cara manual.Sementara sistem layanan sirkulasi yang sudah terautomasi,keseluruhan aktivitas layanan sirkulasi dikerjakan dengan memanfaatkan fasilitas komputer.

B.     RUMUSAN MASALAH

1.      Apa Pengertian layanan sirkulasi ?

2.      Bagaimana layanan sirkulasi diperpustakaan ?

3.      Bagaimana sistem layanan sirkulasi diperpustakaan ?

4.      Apa saja kegiatan dalam layanan sirkulasi manual dan automasi ?

BAB II

LANDASAN TEORITIS

A.    SEJARAH LAYANAN SIRKULASI DIPERPUSTAKAAN

Pada awal tahun 1960-an sejumlah perpustakaan di Amerika Utara dan Inggris mulai menggunakan komputer.Di Amerika Serikat komputer lebih banyak digunakan diperpustakaan-perpustakaan khusus dan unit-unit informasi.Pada tahun 1961,H.P Luhn dari IBM mengembangkan beberapa program untuk membuat indeks kata kunci pada judul-judul artikel yang terdapat di chemical Abstrac,pada waktu bersamaan ada sebuah perusahaan Aircraft menggunakan kartu katalog yang dibuat dengan komputer,dan perpustakaan-perpustakaan di Inggris sudah menjadikan komputer sebagai suatu basis sistem.Di samping alasan komputer sebagai bagian basis sistem adalah untuk menyediakan suatu sistem standard yang bisa dipakai bersama diantara perpustakaan yang bekerjasama,alasan lain adalah dengan sistem berbasis komputer tugas-tugas yang diemban oleh perpustakaan dapat diselesaikan secara lebih akurat,cepat dan terkontrol.seperti diketahui bahwa tugas-tugas perpustakaan banyak yang bersifat rutin sehingga mudah menjadikan human error,dengan menggunakan sistem berbasis komputer ini kegiatan yang bersifat rutin tersebut dapat diatasi secara tuntas.

B.     PENGERTIAN LAYANAN SIRKULASI

Layanan sirkulasi adalah layanan peminjaman/pengembalian koleksi,layanan yang umum ada di semua jenis perpustakaan. Disebut pula layanan sirkulasi. Layanan peminjaman koleksi merupakan layanan yang memungkinkan pengguna perpustakaan untuk meminjam koleksi yang tersedia diperpustakaan untuk dibaca di tempat,difotokopi,dan dibawa pulang dalam waktu beberapa lama. Adapun Tujuan diselenggarakan layanan sirkulasi adalah:

a)      Memberikan kesempatan kepada pengguna untuk lebih leluasa menikmati koleksi yang diinginkan,karena buku dapat dipinjam dibawa pulang.Pengguna berkesempatan membaca koleksi perpustakaan di ruma[1]h.

b)      Agar koleksi perpustakaan dapat dioptimalkan pemanfaatannya.Semakin sering koleksi dipinjam maka koleksi tersebut semakin bernilai bagi sebuah perpustakaan.Semakin banyak koleksi yang dipinjam,maka tujuan diselenggarakan kegiatan perpustakaan,semakin memberikan manfaat nyata bagi masyarakat penggunanya.

c)      Ketertiban dan kerapian administrasi perpustakaan. Dengan diselenggarakannya kegiatan layanan sirkulasi maka walaupun buku terpinjam keluar perpustakaan,dapat terkontrol dengan baik,siapa yang meminjam dan kapan akan kembali ke perpustakaan.Oleh karena itu,diperlukan tata tertib layanan sirkulasi perpustakaan atau tata tertib layanan peminjaman dan pengembalian koleksi.

C.    TUJUAN LAYANAN SIRKULASI

Jenis layanan yang sering berhadapan dengan pengunjung adalah layanan sirkulasi. Adapun Tujuan layanan sirkulasi antara lain:

a)      Pengunjung dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan semaksimal mungkin.

b)      Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu,dimana alamatnya,serta kapan koleksi itu harus kembali.

c)      Terjaminnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas,sehingga keamanan bahan pustaka akan terjaga.

d)     Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.

e)      Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.

D.    FUNGSI LAYANAN SIRKULASI

Fungsi layanan sirkulasi menurut Sulistyo-Basuki dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan (1991:257) antara lain:

a)      Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan.

b)      Pendaftaran anggota,perpanjangan keanggotaan,dan pengunduran diri anggota perpustakaan.

c)      Meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu peminjaman.

d)     Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan.

e)      Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.

f)       Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku,khususnya buku hilang atau rusak.

g)      Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman.

h)      Membuat statistika peminjaman.

i)        Peminjaman antar perpustakaan.

j)        Mengawasi urusan penitipan tas,jas,jaket,mantel dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan.

k)      Tugas lainnya terutama yang berkaitan dengan peminjaman.

E.     PROSEDUR LAYANAN SIRKULASI

Tugas pokok layanan sirkulasi ada dua yaitu:

1.      Peminjaman buku

Metode peminjaman sering disebut juga dengan sistem kendali sirkulasi atau sistem sirkulasi.sistem peminjaman banyak perubahan mulai dari manual hingga komputerisasi.sistem apapun yang dipakai tentunya dengan situasi dan kondisi dari perpustakaan itu sendiri,baik petugas perpustakaan sendiri maupun dari pemustaka itu sendiri.karena sistem yang bagus belum tentu petugas perpustakaan bisa menggunakan dari sistem itu sendiri,sehingga sumber daya alam sangat mempengaruhi dari layanan ini.

            Pada dasarnya jenis-jenis sistem kendali sirkulasi ada 2 (dua) yaitu:

a)      Sistem peminjaman terbuka (open access system)

b)      Sistem peminjaman tertutup (close access sistem)

2.      Sistem pengembalian

Tugas yang kedua bagian sirkulasi yaitu melayani pengguna yang akan mengembalikan buku-buku yang telah dipinjam.pada setiap perpustakaan tentu ada peraturan dalam hal waktu peminjaman, Contohnya satu atau dua minggu. Adakalanya peminjam dapat mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya sebelum waktunya,tepat waktu bahkan terlambat. Sehingga peraturan mengenai pengembalian sangat perlu sehingga proses layanan sirkulasi dapat berjalan secara baik.

F.     SISTEM LAYANAN SIRKULASI MANUAL

Sistem layanan ini seluruh kegiatan layanan sirkulasi masih menggunakan cara-cara yang manual. Beberapa sistem yang dapat digunakan antara lain:

a)      Sistem buku/kartu besar

Sistem buku besar ini menganut register,artinya setiap peminjaman mendapat jatah satu halaman atau lebih dalam buku besar,disertai indeks nama peminjam pada bagian akhir buku besar. Pada sistem buku besar ini,kolom diisi sesuai data buku,kemudian peminjam membubuhkan tanda tangan peminjam pada saat transaksi peminjaman,sementara pada pengembalian,maka petugas yang membubuhkan tanda tangan pada kolom tanda tangan petugas.

b)      Sistem sulih (dummy system)

Sistem sulih (dummy system) adalah sistem peminjaman pustaka dengan cara setiap buku diberi lembaran kertas berisi nama pengaran,nomor pustaka,judul buku,dan tanggal peminjaman. Apabila bahan pustaka dipinjam,lalu lembaran tersebut ditulis nama atau nomor peminjam setelah tanggal pinjam lalu diletakkan di rak tempat buku itu sebagai ganti/sulih.

c)      Sistem bon pinjam

Pada sistem ini disediakan berkas untuk pencatatan / bon pinjam yang berisi : nama peminjam,nomor anggota / klass,judul buku,pengarang,tanggal pinjam dan kembali,tanda tangan peminjam. Saat terjadi transaksi peminjaman,bon diisi kemudian disimpan pada order dan disusun secara alfabetis nama peminjam.

d)     Sistem kartu

Pada sistem ini setiap anggota dibuatkan kartu berukuran 6 X 18 cm. Berisi informasi nama peminjam,nomor anggota/klass,nomor panggil,tanggal pinjam dan tanggal kembali. Saat transaksi peminjaman terjadi cukup dicatat nomor panggilnya,jika buku telah dikembalikan maka petugas memeriksa data fisik buku dengan catatan peminjaman,yang selanjutnya petugas mencoret pada nomor panggilnya dan tanggal pinjam.

G.    SISTEM LAYANAN SIRKULASI TERAUTOMASI

Didalam sistem terautomasi ini  mencakup keseluruhan aktivitas layanan sirkulasi (peminjaman,pengembalian dan perpanjangan koleksi) dikerjakan dengan memanfaatkan fasilitas komputer. Setelah cara-cara manual beralih ke sistem automasi,diharapkan pekerjaan menjadi lebih terorganisir sehingga hasilnya lebih baik. Dengan sistem terautomasi proses peminjaman,pengembalian dan perpanjangan koleksi menjadi lebih cepat dan mudah. Diterapkannya sistem terautomasi dapat mempersingkat waktu dan mengurangi tahap yang harus dilalui seperti pada tahap manual.

            Keuntungan sirkulasi berbantuan komputer adalah:

1)      Tepadu dan mudah

2)      Praktis dan cepat

3)      Fungsional dan akurat

BAB III

PEMBAHASAN

A.    ATURAN LAYANAN SIRKULASI

Aturan layanan sirkulasi disusun guna memberikan rambu-rambu,bagi pengguna dan pustakawan. Bagi pengguna aturan layanan sirkulasi memberikan arahan dalam pemanfaatan layanan sirkulasi. Bagi pustakawan yang bertugas  di bagian layanan ini,sebagai panduan dalam mengarahkan pengguna agar dapat memperoleh layanan ini semaksimal mungkin dan layanan berjalan dengan tertib. Aturan layanan sirkulasi ini meliputi:

Ø  Telah terdaftar atau tercatat sebagai anggota perpustakaan.

Ø  Jenis koleksi yang boleh dipinjam untuk dibawa pulang.

Ø  Jumlah koleksi yang dapat dipinjam untuk dibawa pulang.

Ø  Lama peminjaman koleksi.

B.     LAYANAN PERPUSTAKAAN

Sebuah perpustakaan menyediakan bahan pustaka / sumber informasi bagi [2]masyarakat. Dengan demikian koleksi atau sumber informasi yang disediakan disesuaikan dengan kebutuhan masyarakat penggunanya. Oleh karenanya penambahan atau pengadaan koleksi perpustakaan,berdasarkan kebutuhan pengguna yang akan dilayani. Setelah kegiatan pengadaan bahan pustaka,kemudian dilakukan proses pengolahan,oleh bagian layanan teknis.

Proses pengolahan selesai,buku disajikan kepada pengguna. Kegiatan menyajikan koleksi perpustakaan tersebut terangkum dalam kegiatan layanan pengguna perpustakaan. Kegiatan layanan ini merupakan kegiatan yang penting,agar pemanfaatan koleksi dapat maksimal. Oleh karena itu, di sebuah perpustakaan perlu diselenggarakan kegiatan layanan perpustakaan sebaik-baiknya,sehingga memberikan kepuasan pengguna.

Layanan perpustakaan ini merupakan penyediaan bahan pustaka dan atau sumber informasi secara tepat serta penyediaan berbagai layanan dan bantuan kepada pengguna sesuai kebutuhan pengguna perpustakaan.

C.    TUGAS LAYANAN PERPUSTAKAAN

Secara umum tugas layanan perpustakaan adalah memberikan pelayanan,bimbingan,arahan agar para pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan fasilitas perpustakaan semaksimal mungkin dan memperoleh informasi yang dibutuhkan. Pelayanan yang diberikan dapat bersifat membimbing pengguna agar mampu memanfaatkan sumber informasi yang disediakan perpustakaan.

            Pustakawan memiliki tugas memberikan bimbingan kepada pengguna,atas apa yang seharusnya mereka ketahui tentang berbagai jenis koleksi perpustakaan. Layanan bimbingan ini memungkinkan pengguna untuk semakin terampil dalam mengakses informasi yang tersedia,baik diperpustakaan maupun koleksi yang berada diluar perpustakaan.

D.    KEGIATAN LAYANAN PERPUSTAKAAN

Kegiatan layanan dilakukan oleh staf perpustakaan/pustakawan. Pengguna menginginkan mendapat layanan yang baik. Oleh karena itu,perlu disiapkan staf perpustakaan/pustakawan yang memiliki beberapa kecakapan/kemampuan. Disamping itu diperlukan juga jumlah staf perpustakaan yang memadai, Sehingga kegiatan layanan berjalan lancar.[3]

Layanan perpustakaan khusus berkegiatan untuk memenuhi kebutuhan informasi lembaga induknya. Dengan demikian,koleksi yang disediakan juga terbatas koleksi yang benar-benar mendukung kegiatan lembaga induknya.

PENUTUP

A.    KESIMPULAN

1.      Layanan sirkulasi adalah Layanan pengguna yang berkaitan dengan peminjaman,pengembalian,dan perpanjangan koleksi.Pada bagian sirkulasi merupakan jasa yang bisa dirasakan langsung oleh pengguna perpustakaan.

2.      Sistem layanan sirkulasi yang diterapkan diantaranya adalah sistem manual dan sistem terautomasi. Sistem manual merupakan sistem dalam layanan sirkulasi yang masih menggunakan cara-cara manual. Sementara sistem layanan sirkulasi yang sudah terautomasi merupakan keseluruhan aktivitas layanan sirkulasi dikerjakan dengan memanfaatkan fasilitas komputer.

3.      Pelaksanaan layanan sirkulasi harus memperhatikan asas layanan yang telah dijelaskan,yaitu:

·         Prosedur layanan sederhana

·         Layanan dilaksanakan dengan mudah dan cepat

·         Keamanan pustaka terjamin

·         Pencatatan kegiatan layanan dilakukan secara teratur

·         Keterlambatan pengembalian dapat segera diketahui

4.      Masing-masing perpustakan memiliki kebijakn dalam menentukan berapa lama satu judul koleksi dipinjam. Ada yang memberikan lama pinjam 7 hari dengan maksimal pinjam 2 judul buku, Ada juga yang memberikan 7 hari lama pinjam dengan maksimal pinjam 7 judul buku.

---